Styrelsen kan lägga till användare i boendeappen genom att logga in i Propeyeportalen.

Användare kan läggas till på två sätt:

• En användare i taget, direkt på en lägenhet
• Flera användare samtidigt, via en Excel-fil
   

Lägg till en användare för en lägenhet

1. Först behöver ni logga in i Propeyeportalen, behöver ni hjälp att logga in, se glömt lösenord.

2. Öppna Administration

När ni är inloggade väljer ni Administration i menyn till vänster.

Här visas föreningens lägenheter, med en lägenhet per rad.

Längst ned på sidan finns ett filter för hur många rader som ska visas samtidigt. Standardinställningen är 20 rader.

 

3. Välj lägenhet

Leta upp den lägenhet som användaren ska kopplas till och expandera raden.

När raden är expanderad visas alternativet Lägg till användare.

4. Fyll i användarens uppgifter

Klicka på Lägg till användare och fyll i:

• Förnamn
• Efternamn
• E-postadress
• Inflyttningsdatum

5. Spara

När alla uppgifter är ifyllda klickar ni på Spara.

Användaren skapas då och kopplas till den valda lägenheten.

Ett e-postmeddelande skickas automatiskt till den angivna e-postadressen med inloggningsuppgifter och instruktioner för boendeappen.

Lägg till flera användare via Excel

Om ni behöver lägga till flera användare samtidigt kan ni exportera lägenhetslistan från Propeyeportalen till Excel, fylla i användarnas uppgifter och sedan importera filen igen.

1. Exportera Excel-filen

Klicka på Exportera för att ladda ned lägenhetslistan som en Excel-fil.

Ladda om innan export

Knappen Ladda om hämtar den senaste informationen från Propeyeportalen.

Om flera personer arbetar i Propeyeportalen samtidigt rekommenderar vi att ni klickar på Ladda om innan ni exporterar filen. Då säkerställer ni att den senaste informationen finns med i Excel-filen.

2. Öppna och lås upp Excel-filen

När Excel-filen öppnas kan den vara låst för redigering.

Klicka då på Aktivera redigering, Enable Editing eller motsvarande alternativ i Excel.

Därefter kan även själva kalkylbladet behöva låsas upp.

Gå till:

Review → Unprotect Sheet

eller motsvarande alternativ beroende på vilket språk ni har inställt i er Excel.

3. Fyll i användarnas uppgifter

Fyll i uppgifterna på de lägenhetsrader där ni vill skapa användare till boendeappen.

I Excel-filen benämns lägenheten som aviseringspunkt.

Kontrollera e-postadresserna innan import

Kontrollera noggrant att samma e-postadress inte har registrerats på flera olika aviseringspunkter.

E-postadressen används som användarnamn och kan endast vara kopplad till en aviseringspunkt.

Det går däremot bra att lägga till flera olika e-postadresser på samma aviseringspunkt, exempelvis om flera personer i hushållet ska kunna logga in i boendeappen.

Om samma person äger flera lägenheter behöver personen därför använda en unik e-postadress för varje aviseringspunkt.

Observera: Om samma e-postadress finns registrerad på flera aviseringspunkter kommer importen att ge ett felmeddelande. Hela importfilen avvisas då och inga användare i filen skapas.

Ni behöver då korrigera felet i Excel-filen och importera filen på nytt.

När ni har kontrollerat uppgifterna sparar ni Excel-filen.

4. Importera den ifyllda Excel-filen

Gå tillbaka till Propeyeportalen och klicka på Importera.

Välj den sparade Excel-filen från datorn eller dra filen direkt till uppladdningsfönstret.

Klicka därefter på OK för att starta importen.

Användarkonton skapas automatiskt för de ifyllda raderna i filen och kopplas till respektive lägenhet.

Ett e-postmeddelande skickas samtidigt till varje ny användare med inloggningsuppgifter och instruktioner för boendeappen.
 

5. Klart

När importen är färdig är de nya användarna skapade och kan logga in i boendeappen.